Offerte afwijzen: hoe doe je dat netjes als klant?

Je hebt drie offertes ontvangen. Je kiest er één. Maar wat doe je met de andere twee?

Veel mensen laten de afgewezen vakmannen gewoon in het ongewisse. Geen reactie, geen bericht. De offerte verdwijnt in een map en de vakman hoort niets meer.

Dat voelt misschien onschuldig, maar het is onnodig en het kost de ander tijd. Een korte reactie is genoeg om de relatie goed te houden.

Waarom een reactie ertoe doet

Een vakman heeft tijd gestoken in jouw offerte. Hij heeft langsgekomen, gemeten of gevraagd, en een voorstel uitgewerkt. Soms kost dat een halve dag.

Als je niets laat weten, weet hij niet of je hem bent vergeten of dat je het werk aan iemand anders hebt gegeven. Sommige vakmannen bellen dan op om te vragen hoe het staat. Dat is ongemakkelijk voor beiden.

Een korte reactie voorkomt dat. En als je ooit opnieuw iemand nodig hebt, is de relatie nog intact.

Wanneer reageer je?

Reageer zodra je een beslissing hebt genomen. Wacht niet tot het werk is afgerond. De vakman hoeft niet te weten dat je al weken begonnen bent met iemand anders.

Binnen één à twee weken na ontvangst van de offerte is een redelijk termijn. Als het langer duurt, geef dan even een tussenbericht.

Hoe wijs je af: per e-mail is prima

Je hoeft niet te bellen. Een e-mail is prima en geeft de ander de ruimte om te reageren zonder direct contact. Hou het kort en vriendelijk.

Voorbeeld 1: je hebt gekozen voor een andere aanbieder

Beste [naam],

Bedankt voor je offerte. We hebben meerdere offertes ontvangen en uiteindelijk gekozen voor een andere partij. Het is een moeilijke keuze geweest, want je voorstel was goed.

We houden je in gedachten voor een volgende keer.

Met vriendelijke groet, [jouw naam]

Dat is alles. Je hoeft niet uit te leggen waarom je voor de ander hebt gekozen.

Voorbeeld 2: het project gaat niet door

Beste [naam],

Bedankt voor je offerte en de tijd die je erin hebt gestoken. We hebben besloten het project voorlopig uit te stellen. Als we het later alsnog oppakken, nemen we zeker contact op.

Met vriendelijke groet, [jouw naam]

Voorbeeld 3: je kiest op prijs

Je hoeft de reden niet te noemen. Maar als je toch iets wilt zeggen:

Bedankt voor de offerte. We hebben gekozen voor een aanbieder die qua budget beter past bij wat we kunnen besteden op dit moment.

Dat is eerlijk en respectvol. De vakman kan er iets mee.

Wat je beter niet kunt zeggen

"We nemen contact op als we iets nodig hebben." Dit klinkt beleefd maar is vaag. De vakman weet niet of je hem echt in gedachten houdt of dat het een beleefdheidszin is.

Niks. Stilte is het slechtste antwoord. Zie het als de digitale deur dichtdoen zonder iets te zeggen.

Een te lange uitleg. Je hoeft je keuze niet te rechtvaardigen. Een alinea is genoeg.

Moet je een reden geven?

Nee. Je bent niet verplicht om uit te leggen waarom je voor iemand anders hebt gekozen. Sommige vakmannen vragen erom. Dan kun je kiezen of je het zegt.

Als je feedback geeft, hou het dan concreet en vriendelijk. "Je offerte was duidelijk maar qua prijs zaten we net te ver uit elkaar" is zinvolle informatie. "Je was te duur" is hetzelfde maar voelt minder respectvol.

Mag je een offerte afwijzen als het werk al begonnen is?

Als je een offerte hebt geaccepteerd en de vakman is gestart, dan niet meer. Een geaccepteerde offerte is een overeenkomst. Als je toch wil stoppen, overleg dan direct met de vakman.

Zolang je de offerte nog niet hebt geaccepteerd, kun je afwijzen. Dat is je goed recht.

Wat de vakman hiermee doet

Goede vakmensen nemen een nette afwijzing professioneel op. Ze zijn blij met de duidelijkheid. Een afwijzing is geen afgang, het hoort bij het vak.

Veel ZZP'ers ontvangen meerdere offerteaanvragen en winnen niet altijd. Wie correct communiceert, bouwt een goede reputatie op. Die klant kan een jaar later terugkomen of iemand doorverwijzen.

Checklist voor het afwijzen van een offerte

Samenvatting

• Een korte reactie is genoeg, ook bij een afwijzing
• Een e-mail is prima, bellen hoeft niet
• Je hoeft geen uitgebreide reden te geven
• Reageer snel, wacht niet tot het werk al lang loopt
• Een nette afwijzing houdt de relatie open voor de toekomst

De vakman heeft zijn best gedaan. Een kleine moeite van jou doet ertoe.