Werk in regie: wat is het en wanneer gebruik je het?

Soms weet je van tevoren niet wat een klus gaat kosten. De badkamerwand die je openbreekt, kan vol zitten met oude leidingen. De renovatie die een week duurt, kan drie weken worden.

Voor dit soort situaties bestaat werk in regie. Je rekent niet op vaste prijs, maar op basis van werkelijk bestede uren en verbruikt materiaal.

Wat is werk in regie?

Bij werk in regie spreek je af dat je factureert op basis van:

• Het aantal uren dat je besteedt, vermenigvuldigd met je uurtarief
• Het materiaal dat je inkoopt en verwerkt, plus een opslag

Er is geen vaste eindprijs. De klant betaalt wat het werk werkelijk heeft gekost.

Dat geeft jou zekerheid: je verliest geen geld als het complexer wordt dan verwacht. Het geeft de klant ook zekerheid: hij betaalt alleen voor wat er daadwerkelijk is gedaan.

Wanneer gebruik je werk in regie?

Werk in regie is geschikt als:

• De omvang van de klus onzeker is bij aanvang
• Je niet kunt inschatten hoeveel uren nodig zijn
• Er verborgen gebreken kunnen opduiken
• De klant regelmatig van gedachten verandert of de scope uitbreidt
• Het gaat om onderhoud, storingen of herstelwerk

Voorbeelden:

• Funderingsherstel waarbij je niet weet wat je aantreft
• Schilderwerk waarbij de ondergrond moet worden gesaneerd
• IT-onderhoud of probleemoplossing
• Spoedklussen waarbij je geen tijd hebt om te calculeren

Wanneer is een vaste prijs beter?

Situatie	Vaste prijs	Werk in regie
Duidelijke scope, standaard klus	Beter	Minder geschikt
Klant wil zekerheid over kosten	Beter	Lastig te verkopen
Onbekende situatie bij aanvang	Minder geschikt	Beter
Klus loopt mogelijk uit	Risico voor jou	Veilig voor jou
Klant is kostenbewust	Prima afspreken	Goede communicatie vereist

Bij twijfel kun je ook een combinatie gebruiken: een schatting van de kosten, maar met de afspraak dat je op regie werkt.

Hoe leg je werk in regie vast?

Een mondelinge afspraak is te vaag. Leg het altijd schriftelijk vast, ook al is het kort.

Minimaal vermeld je:

• Uurtarief (incl. of excl. BTW)
• Hoe je materiaal verrekent (inkoopprijs + X% opslag)
• Eventueel een maximumbedrag of een tussentijdse melding als het dat bedrag nadert
• Hoe je bijhoudt en rapporteert (weekstaat, dagstaat, app)

Voorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging:

Werkzaamheden worden in regie uitgevoerd. Uurtarief: €65,00 excl. BTW. Materiaal wordt gefactureerd op basis van inkoopprijs + 15% opslag. Indien de kosten de €2.500 overschrijden, nemen wij vooraf contact op.

Dat is eerlijk en helder. De klant weet wat hij kan verwachten.

Een inschatting geven

Ook bij werk in regie verwacht de klant meestal een indicatie. "Wat gaat dit ongeveer kosten?"

Geef een eerlijke schatting, maar noem het expliciet een schatting. Vermeld dat de werkelijke kosten kunnen afwijken.

Schrijf iets als: "Op basis van onze inschatting verwachten wij dat de werkzaamheden uitkomen op €1.200 tot €1.800. Dit is een indicatie en geen vaste prijs."

Zo heeft de klant een referentiekader, zonder dat jij je vastlegt op een bedrag.

In offerte.cc voeg je een notitie toe aan je offerte met de regie-afspraken. Zo staat alles in één document dat de klant accepteert.

Bijhouden van uren en materiaal

Bij werk in regie is nauwkeurige registratie essentieel. Zowel voor jou als voor de klant.

Wat je bijhoudt:

• Datum
• Uren per dag
• Omschrijving van de werkzaamheden
• Gebruikte materialen en inkoopprijs

Deel dit regelmatig met de klant. Dat kan wekelijks of na afronding van elk onderdeel. Zo komen verrassingen op de eindfactuur minder voor.

Bewaar ook de inkoopbonnen. Als de klant later vragen stelt, kun je het onderbouwen.

Tussentijds informeren

Bij langere regieklusse is het verstandig om de klant tussentijds bij te praten over de kosten. Niet alleen als verrassing op de factuur, maar proactief.

Bel of mail als je halverwege bent: "We zijn nu drie dagen bezig. Ik schat dat we nog twee dagen nodig hebben. De totale kosten komen daarmee uit op ongeveer X euro."

Klanten waarderen dit. Het geeft ze de kans om beslissingen bij te stellen als de kosten hoger uitvallen dan verwacht.

Wat als de klant de rekening te hoog vindt?

Dat is het risico van werk in regie. De klant had een ander beeld dan de werkelijkheid.

Bescherm jezelf door:

1. Van tevoren een indicatie te geven
2. De klant tussentijds bij te praten
3. Je uren en materiaal goed te documenteren

Dan heb je bij een discussie altijd bewijs. En kun je de klant laten zien wat er daadwerkelijk is gedaan.

Checklist voor werk in regie

Tot slot

Werk in regie is eerlijk en transparant. Het past bij klussen waarbij vaste prijzen onrealistisch zijn. Maar het vraagt om goede communicatie en nauwkeurige registratie.

Klanten die voor het eerst met regie werken, hebben soms een drempel. Neem die weg door duidelijk uit te leggen hoe het werkt en wat de indicatieve kosten zijn.

Zie ook: Vaste prijs of uurtarief: wat kies je wanneer? en Meerwerk in rekening brengen