BTW-nummer op je offerte: verplicht of niet?

Je stuurt een offerte. Moet daar je BTW-nummer op staan? En je KVK-nummer? Wat is verplicht en wat is gewoon handig?

De regels voor offertes zijn soepeler dan voor facturen. Maar er zijn toch een paar dingen die je wilt weten.

Verplicht op een factuur, niet op een offerte

Wettelijke verplichtingen voor wat er op een factuur moet staan, gelden niet automatisch voor offertes. Een offerte is een aanbod, geen belastingdocument.

Toch is het slim om je offerte zo op te stellen dat die direct als basis kan dienen voor de factuur. Dat scheelt werk én geeft een professionele indruk.

Wat moet er minimaal op een offerte?

Er is geen wettelijke lijst voor offertes. Maar voor een goed, bruikbaar aanbod neem je in ieder geval op:

• Je bedrijfsnaam en contactgegevens
• Naam en adres van de klant
• Datum van de offerte
• Omschrijving van de werkzaamheden
• Prijs excl. BTW
• BTW-tarief en BTW-bedrag
• Totaalprijs incl. BTW
• Geldigheidsduur van de offerte
• Betalingsvoorwaarden

Dit geeft de klant een volledig beeld, en jou een goede basis voor de factuur.

Is je BTW-nummer verplicht op een offerte?

Op een offerte is je BTW-nummer niet wettelijk verplicht. Dat is anders dan bij een factuur, waarbij je btw-nummer wél moet staan als je BTW-plichtig bent.

Toch is het gebruikelijk om je BTW-nummer ook op je offerte te zetten. Zakelijke klanten willen het vaak al in de offertifase weten, zodat ze hun administratie kunnen bijhouden. En het maakt de overgang naar een factuur eenvoudiger.

Het BTW-nummer van een ZZP'er begint met NL en eindigt op B01 (of B02 bij een tweede onderneming). Dat is het nummer dat je gebruikt op al je zakelijke documenten.

Is je KVK-nummer verplicht?

Op een factuur is je KVK-nummer niet wettelijk verplicht. Maar ook hier geldt: het is gebruikelijk en professioneel om het te vermelden.

Zakelijke klanten controleren KVK-nummers regelmatig. Het geeft hen zekerheid dat ze met een geregistreerd bedrijf werken.

Op je offerte voeg je het KVK-nummer toe bij je bedrijfsgegevens. Dat is de plek waar klanten ernaar zoeken.

Wat staat er op een factuur wél verplicht?

Voor facturen gelden strictere regels. Als je BTW-plichtig bent, moet je factuur in ieder geval bevatten:

Verplicht op factuur	Verplicht op offerte
Factuurnummer	Nee
BTW-nummer leverancier	Nee (maar gebruikelijk)
BTW-nummer klant (B2B)	Nee
BTW-bedrag per tarief	Ja (bij BTW-vermelding)
Datum	Ja
Bedrijfsnaam en adres	Ja

Een offerte die je later omzet naar een factuur, heeft minimaal aanpassing nodig als je alle gegevens al goed hebt staan.

Wat als je onder de KOR valt?

Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van BTW. Je rekent geen BTW en hebt ook geen BTW-nummer nodig op je facturen.

Op je offerte vermeld je dan "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968" of vergelijkbaar. Je zet geen BTW-bedrag op de offerte.

Zie ook: Kleineondernemersregeling: wat is de KOR?

Geldt dit ook voor werken in het buitenland?

Werk je voor klanten buiten Nederland maar binnen de EU, dan gelden andere regels. Bij B2B-diensten verleg je de BTW naar de klant. Op je factuur vermeld je dan het BTW-nummer van de klant en de tekst "BTW verlegd".

Voor offertes aan buitenlandse klanten is het slim om van tevoren te bepalen wat het BTW-regime wordt. Neem dat dan ook op in de offerte.

Hoe stel je je offerte op in offerte.cc?

In offerte.cc vul je eenmalig je bedrijfsgegevens in, inclusief BTW-nummer en KVK-nummer. Die staan dan automatisch op elke offerte die je verstuurt.

Je hoeft er niet meer aan te denken. En je klant ziet altijd een complete, professionele offerte met alle gegevens op de juiste plek.

Een overzicht van wat je altijd vermeldt

Gebruik dit als checklist voor elke offerte:

Zie ook: BTW op offertes: wat moet je vermelden?