BTW op je offerte: hoe vermeld je het correct?

Je hebt een opdracht uitgewerkt en wil een offerte sturen. Dan komt de vraag: zet ik het bedrag inclusief of exclusief BTW? En wat moet er precies op staan om het correct te doen?

De manier waarop je BTW vermeldt maakt uit, zowel voor de klant als voor de Belastingdienst.

Inclusief of exclusief BTW?

Dit hangt af van wie je klant is.

Zakelijke klant (B2B): gebruik exclusief BTW. Bedrijven kunnen BTW terugvragen en zijn gebaat bij het zien van het nettobedrag. Vermeld het BTW-bedrag apart.

Particuliere klant (B2C): gebruik inclusief BTW. Consumenten kunnen BTW niet terugvragen. Zij willen weten wat ze werkelijk betalen. Het totaalbedrag is dus inclusief.

Werk je voor beide, dan kun je beide varianten aanbieden of beide bedragen vermelden. Dat is heel gebruikelijk.

Wat moet er op je offerte staan?

Een offerte is geen officieel fiscaal document. Dat is de factuur. Maar het is slim om de BTW al in de offerte correct te vermelden. Zo weten beiden wat de factuur gaat bevatten.

Een goede offerte bevat:

• Subtotaal per regelpost (exclusief BTW)
• BTW-percentage per post
• BTW-bedrag per post (of totaal)
• Totaalbedrag inclusief BTW

Voorbeeld:

Omschrijving	Bedrag excl. BTW	BTW (21%)	Totaal
Schilderwerk binnenkant	€1.200,00	€252,00	€1.452,00
Materiaalkosten	€300,00	€63,00	€363,00
Totaal	€1.500,00	€315,00	€1.815,00

Bij 9% werkt het precies zo, maar dan met het lagere percentage.

Meerdere BTW-tarieven in één offerte

Soms combineer je diensten met verschillende tarieven. Schilderwerk aan een woning is 9%, maar nieuw materiaal voor de gevel is 21%.

Splits dat dan op in aparte regels met elk hun eigen BTW-percentage. Klanten en boekhouders kunnen dat goed lezen, en het klopt administratief.

Wat als je de KOR gebruikt?

Gebruik je de Kleineondernemersregeling, dan bereken je geen BTW. Je vermeld dat op je offerte:

Op grond van de Kleineondernemersregeling is geen BTW berekend.

Je factureert dan gewoon het nettobedrag. Meer informatie: KOR: is het iets voor jou?

Verlegd BTW bij buitenlandse zakelijke klanten

Lever je diensten aan een bedrijf in een ander EU-land, dan gelden andere regels. Dan pas je de BTW-verlegregeling toe. De BTW wordt verlegd naar de klant: zij geven het aan in hun eigen land.

Op je offerte en factuur schrijf je dan:

BTW verlegd naar afnemer (Art. 44 BTW-richtlijn)

Het bedrag dat je factureert is exclusief BTW.

BTW verleggen bij onderaanneming

In de bouw geldt bij onderaanneming ook een verlegd BTW-regime. Als jij als onderaannemer werkt voor een aannemer die BTW-plichtig is, verlegt de BTW naar de aannemer.

Dit is specifiek voor de bouw. Controleer dit altijd even als je als onderaannemer werkt.

Hoe offerte.cc dit regelt

In offerte.cc stel je per dienst in je catalogus het BTW-tarief in. Als je een offerte maakt, rekent het systeem automatisch de juiste BTW uit per regelpost. Het totaaloverzicht klopt altijd.

Werk je voor een zakelijk bedrijf, dan toont je offerte netjes het nettobedrag, de BTW en het totaal. Werk je voor particulieren, dan is het totaal prominenter. Je hoeft er niet bij na te denken.

Checklist: BTW op je offerte

Een duidelijke offerte voorkomt vragen achteraf. De klant weet wat ze betalen, en jij weet wat je moet afdragen.