Algemene voorwaarden als ZZP'er: hoe stel je ze op?

Stel: je levert een website op. De klant vindt hem niet mooi en weigert te betalen. Of je schilder staat drie dagen op een object en de opdrachtgever vraagt nog twee kamers bij. Gratis, want "dat had je toch al meegenomen?"

Dit soort situaties zijn vervelend. En ze zijn ook goed te voorkomen. Met duidelijke algemene voorwaarden weet iedereen waar ze aan toe zijn voordat het werk begint.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn een document met afspraken die gelden voor al je opdrachten. Ze zijn niet hetzelfde als een contract per klant. Ze zijn de standaardregels waaronder jij werkt.

Denk aan: hoe lang mag een klant wachten met betalen? Wat gebeurt er als de klant iets te laat aanlevert? Wie is verantwoordelijk als er iets misgaat?

Je hoeft deze vragen niet elke keer opnieuw te beantwoorden. Je verwijst naar je voorwaarden, en klaar.

Waarom je ze nodig hebt

Veel ZZP'ers denken: "Ik werk met vaste klanten, ik heb dat niet nodig." Maar juist bij vaste klanten sluipen aannames binnen. Iedereen denkt dat het duidelijk is, maar niemand heeft het opgeschreven.

Zonder algemene voorwaarden geldt er niets. Dan moet je bij een conflict terugvallen op wat jij en de klant mondeling hebben afgesproken. Dat is moeilijk te bewijzen.

Met algemene voorwaarden heb je een startpunt voor elk gesprek. Ze beschermen jou, maar ze geven ook de klant duidelijkheid over wat ze van je mogen verwachten.

Wat moet erin staan?

Er is geen wettelijke lijst van verplichte onderdelen. Maar er zijn onderwerpen die je in ieder geval wilt regelen.

Betaling

• Betalingstermijn: hoeveel dagen heeft de klant om te betalen?
• Wat gebeurt er bij late betaling? (rente, aanmaning, incassokosten)
• Accepteer je aanbetaling? Hoeveel?

Een gangbare betalingstermijn is 14 of 30 dagen na factuurdatum. Leg ook vast dat je bij te late betaling wettelijke handelsrente in rekening mag brengen. Dat is nu (2026) rond de 8% per jaar.

Meerwerk

Schrijf op dat werk buiten de offerte altijd apart wordt geoffreerd en goedgekeurd. Zo voorkom je discussie achteraf. Dit is een van de meest voorkomende conflicten bij ZZP'ers.

Annulering

Wat als de klant de opdracht afzegt? Mag jij een percentage van de opdrachtwaarde in rekening brengen? Veel ZZP'ers hanteren:

• Annulering meer dan 4 weken voor start: 25% van de waarde
• Annulering 1-4 weken voor start: 50%
• Annulering binnen 1 week: 75-100%

Leg ook vast wat er geldt als jij annuleert.

Aansprakelijkheid

Jij bent aansprakelijk voor fouten die je maakt. Maar je kunt de aansprakelijkheid beperken. Een veelgebruikte formulering is dat je aansprakelijkheid beperkt is tot de factuurwaarde van de opdracht.

Zorg dat dit realistisch en eerlijk is. Je kunt aansprakelijkheid niet volledig uitsluiten, maar je kunt hem wel begrenzen.

Klachten

Hoelang heeft de klant om te klagen? Twee weken na oplevering is gangbaar. En hoe handelt je klachten af? Schriftelijk, binnen hoeveel dagen?

Intellectueel eigendom

Als je ontwerpt, schrijft, fotografeert of code schrijft: leg vast wie de rechten heeft. Standaard blijven rechten bij de maker tenzij je ze overdraagt.

Toepasselijk recht

Vermeld dat Nederlands recht van toepassing is. Voeg toe welke rechtbank bevoegd is bij een geschil. Dat is vaak de rechtbank in jouw woonplaats.

Hoe maak je ze geldig?

Algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je ze tijdig ter hand stelt. Dat betekent: de klant moet ze kunnen lezen voordat ze akkoord gaan.

Praktisch gezien doe je dit zo:

1. Stuur de voorwaarden mee met je offerte (als bijlage of link)
2. Verwijs er duidelijk naar in de offerte: "Op al onze werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing."
3. Vraag de klant de offerte te ondertekenen of per mail akkoord te geven

Een handtekening of schriftelijke bevestiging is bewijs dat de klant ze heeft ontvangen en geaccepteerd.

Je kunt ze ook deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dan kun je ze bij geschillen altijd opvragen. Dat kost een kleine vergoeding, maar het geeft extra zekerheid.

Mag je ze zelf schrijven?

Ja. Er is geen verplichting om een jurist in te schakelen. Veel ZZP'ers gebruiken een template als startpunt en passen dat aan op hun situatie.

De FNV, VZN en brancheorganisaties bieden soms sector-specifieke voorwaarden aan. Die zijn al juridisch getoetst en afgestemd op jouw branche.

Als je complexe diensten levert of veel werkt met bedrijven, is het slim om je voorwaarden eenmalig door een jurist te laten checken. Dat kost tussen de €150 en €500 en is het vaak waard.

Wat als je werkt voor consumenten?

Werkje voor particulieren, dan gelden strengere regels. Je kunt dan minder uitsluiten dan bij zakelijke klanten (B2B). Zo mag je bij consumenten de aansprakelijkheid niet zo ver beperken als bij bedrijven.

Verdiep je hier even in als een groot deel van je klanten particulier is.

Een checklist voor je voorwaarden

Gebruik dit als je je voorwaarden opstelt of nakijkt:

Hoe offerte.cc helpt

Als je een offerte maakt in offerte.cc, kun je je algemene voorwaarden koppelen aan je bedrijfsprofiel. Ze worden automatisch vermeld bij elke offerte die je verstuurt. Je hoeft er niet meer aan te denken.

Zo weet de klant altijd waar ze aan toe zijn, en jij hebt je bewijs dat ze de voorwaarden hebben ontvangen.

Tot slot

Algemene voorwaarden zijn geen bureaucratie. Ze zijn een eerlijk fundament voor de samenwerking. Ze geven jou bescherming en de klant helderheid. Dat is goed voor iedereen.

Maak ze eenmalig goed, zet ze klaar, en gebruik ze bij elke opdracht. Dan hoef je er nooit meer over na te denken.