Opdrachtbevestiging: template en uitleg

Je bespreekt een opdracht met een klant. Er wordt geknikt, er wordt gelachen, en je denkt: dit is duidelijk. Een week later blijkt de klant iets anders in gedachten te hebben gehad.

Een opdrachtbevestiging voorkomt dit. Het is een kort document dat je stuurt nadat een klant akkoord is gegaan. Geen ingewikkeld contract. Gewoon een samenvatting van wat jullie hebben afgesproken.

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte is een aanbod. De klant accepteert het, of niet. Een opdrachtbevestiging stuur je nadat er akkoord is. Het bevestigt de afspraken die gemaakt zijn, inclusief details die niet in de offerte stonden.

Veel ZZP'ers gebruiken een opdrachtbevestiging bij:

• Grotere of langlopende projecten
• Opdrachten waarbij veel mondeling is besproken
• Situaties waarbij de klant specifieke wensen had die je wil bevestigen

Bij kleinere opdrachten volstaat de geaccepteerde offerte zelf al.

Wat zet je erin?

Een goede opdrachtbevestiging bevat:

• Namen en contactgegevens van beide partijen
• Omschrijving van het werk: wat doe je precies?
• Startdatum en verwachte opleverdatum
• Prijs en betalingsafspraken
• Bijzondere afspraken die mondeling zijn gemaakt
• Verwijzing naar je algemene voorwaarden

Kort is prima. Eén A4 is meer dan genoeg.

Template: opdrachtbevestiging

Gebruik dit als startpunt en pas het aan jouw situatie aan.

---

OPDRACHTBEVESTIGING

Datum: [datum]

Opdrachtgever: [Naam klant / bedrijfsnaam] [Adres] [KVK-nummer indien bedrijf]

Opdrachtnemer: [Jouw naam / bedrijfsnaam] [Adres] [KVK-nummer]

---

Omschrijving van de opdracht

[Beschrijf hier concreet wat je gaat doen. Wees specifiek over scope, locatie en te leveren resultaat.]

Voorbeeld: Het schilderen van de buitenkant van de woning aan [adres], inclusief kozijnen en dakrand. Schilderwerk wordt uitgevoerd in twee lagen met RAL [kleurcode]. De garage is niet inbegrepen.

---

Planning

Startdatum: [datum] Verwachte oplevering: [datum]

Eventuele uitloop door weersomstandigheden of onvoorziene situaties wordt in overleg opgelost.

---

Prijs en betaling

Totale opdrachtwaarde: €[bedrag] (exclusief BTW) BTW (21% / 9%): €[bedrag] Totaal inclusief BTW: €[bedrag]

Betalingswijze:

• Aanbetaling van [bedrag of percentage] bij akkoord
• Restant binnen [X] dagen na oplevering

---

Bijzondere afspraken

[Noteer hier alles wat mondeling is besproken en wat niet uit de offerte bleek. Bijvoorbeeld: klant zorgt voor parkeerplaats, materiaal wordt vrijdag aangeleverd, jij bent verantwoordelijk voor afvoer van oud materiaal.]

---

Algemene voorwaarden

Op deze opdracht zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn te vinden op [website] of worden op verzoek toegestuurd.

---

Akkoord

Met het ondertekenen van dit document gaan beide partijen akkoord met bovenstaande afspraken.

Handtekening opdrachtgever: _______________________

Naam: _______________________ Datum: ___________

Handtekening opdrachtnemer: _______________________

Naam: _______________________ Datum: ___________

---

Hoe stuur je het?

Je kunt de bevestiging per mail sturen als PDF. Vraag de klant om schriftelijk te bevestigen: een "akkoord" per mail is voldoende.

Wil je een handtekening? Dan kun je een document via DocuSign of een vergelijkbare dienst versturen. Maar voor de meeste ZZP-opdrachten is een mail-akkoord prima.

Hoe offerte.cc helpt

Als je een offerte maakt in offerte.cc, is het akkoord digitaal ingebouwd. De klant klikt op akkoord, jij ziet het direct. Dat is jouw bevestiging.

Voor de bijzondere afspraken kun je een notitieveld gebruiken of een aparte bevestiging sturen op basis van dit template. Zo heb je alles op één plek.

Tot slot

Een opdrachtbevestiging kost je vijf minuten. Het bespaart je een hoop onduidelijkheid. Stuur hem altijd als er mondelinge afspraken zijn gemaakt die niet in de offerte staan. Dan beginnen jullie op hetzelfde punt.