Opdracht geannuleerd: wat zijn je rechten?

Annuleringen zijn vervelend, voor beide kanten. De klant heeft plannen gemaakt en moet terug naar af. Jij hebt tijd gereserveerd, misschien al materiaal besteld, en laat ineens omzet liggen.

Wat je rechten zijn, hangt af van wat je van tevoren hebt vastgelegd.

Als de klant annuleert

Heeft de klant een offerte geaccepteerd, dan bestaat er een overeenkomst. Als zij die opzeggen, mogen ze dat vaak, maar niet altijd gratis.

Wanneer mag je een vergoeding vragen?

Je mag een annuleringsvergoeding vragen als je:

• Aantoonbaar kosten hebt gemaakt (materiaal, voorbereidingstijd)
• Tijd hebt geblokkeerd die je niet meer kunt opvullen
• Dit hebt vastgelegd in je algemene voorwaarden

Een gangbare staffel ziet er zo uit:

Annulering	Vergoeding
Meer dan 4 weken voor start	25% van de opdrachtwaarde
2-4 weken voor start	50%
Binnen 2 weken	75%
Dag zelf of na start	100% van nog niet uitgevoerd werk

Gebruik dit als richtlijn. De exacte percentages stel je zelf in.

Particulieren: bedenktijd

Heeft een consument de opdracht op afstand gegeven (via mail, telefoon of website), dan heeft die een wettelijke bedenktijd van 14 dagen. Binnen die 14 dagen mogen ze zonder kosten annuleren.

Bij zakelijke klanten geldt deze bedenktijd niet.

Wat als er geen voorwaarden zijn?

Zonder annuleringsregeling sta je minder sterk. Je kunt dan nog wel aantoonbare kosten in rekening brengen, maar een vaste vergoeding is lastiger te vorderen.

Dat is een goede reden om je algemene voorwaarden op orde te hebben. Zie ook: Algemene voorwaarden als ZZP'er.

Als jij annuleert

Soms ben jij degene die een opdracht moet annuleren. Dat kan door ziekte, overvolle agenda of omdat de samenwerking niet goed loopt.

In dat geval:

• Communiceer zo vroeg mogelijk
• Wees eerlijk over de reden
• Bespreek of een andere datum mogelijk is
• Vergoed eventuele kosten die de klant al heeft gemaakt

Als de klant schade lijdt doordat jij annuleert, kun je daarvoor aansprakelijk zijn. Hoe ver die aansprakelijkheid gaat, hangt af van je algemene voorwaarden en de omstandigheden.

Overmacht

Bij overmacht, zoals een ziekenhuisopname, is er meestal een andere afweging. Overmacht ontheft je van de verplichting om de opdracht uit te voeren. Je kunt dan ook geen vergoeding eisen voor gederfde inkomsten.

Leg in je voorwaarden ook vast wat jij onder overmacht verstaat.

Gedeeltelijk uitgevoerd werk

Wat als je al begonnen bent en de klant annuleert? Dan heb je recht op betaling voor het werk dat je al hebt gedaan. Leg dit vast in je voorwaarden of opdrachtbevestiging.

Zorg ook dat je kunt aantonen wat je al hebt gedaan. Foto's van de werkplek, een urenoverzicht of een gedeeltelijk opgeleverd resultaat zijn bewijs.

Communicatie bij annulering

Of de klant nu annuleert of jij: communiceer altijd schriftelijk. Een mail is voldoende. Daarin vermeld je:

• De annuleringsdatum
• De reden (kort)
• Eventuele kosten die je in rekening brengt
• Een betalingsverzoek als dat aan de orde is

Schriftelijke communicatie voorkomt discussie later over wat er is gezegd.

Samenvatting

• Leg een annuleringsregeling altijd vast in je voorwaarden
• Een gestaffelde vergoeding is gangbaar en eerlijk
• Particulieren hebben 14 dagen bedenktijd bij opdrachten op afstand
• Annuleer jij zelf, communiceer snel en vergoed eventuele kosten
• Bevestig altijd schriftelijk

Een goede annuleringsregeling is geen wantrouwen. Het is gewoon duidelijkheid aan het begin van de samenwerking.