Samenwerken met andere ZZP'ers: afspraken vastleggen

Je bent ZZP'er en een klus is te groot voor één persoon. Je belt een collega, je spreekt wat af, en je gaat aan de slag. Dat gaat vaak goed. Maar soms loopt het toch mis, meestal omdat iets niet duidelijk was afgesproken.

Samenwerking tussen ZZP'ers is waardevol. Je kunt grotere opdrachten aannemen, je klant beter bedienen en elkaars kennis gebruiken. Maar hoe informeler de samenwerking, hoe groter de kans op misverstanden.

Het verschil tussen partner en onderaannemer

Voordat je afspraken maakt, is het goed om te bepalen hoe je samenwerkt.

Als partners: Jullie zijn allebei gelijkwaardig. Jullie bieden samen aan, delen de verantwoordelijkheid en verrekenen het geld onderling. De klant weet dat er twee personen werken.

Als hoofdaannemer en onderaannemer: Jij hebt de klant, jij bent het aanspreekpunt. Je collega werkt voor jou en factureert aan jou. De klant heeft in principe alleen met jou te maken.

Dit onderscheid bepaalt hoe je de offerte opstelt, wie aansprakelijk is en hoe het geld loopt. Zorg dat jullie dit van tevoren afstemmen, ook al is het een informele samenwerking.

Zie ook: Onderaannemer inhuren

Wat je schriftelijk vastlegt

Een mondelinge afspraak werkt prima zolang alles goed gaat. Zodra er iets misgaat, wil je iets op papier hebben.

Je hoeft geen advocaat in te schakelen. Een simpele mail of berichtje met de kernafspraken is al veel waard. Leg in ieder geval dit vast:

Taakverdeling

Wie doet wat precies? Wees concreet. "Jij doet de elektra" is minder duidelijk dan "Jij verzorgt de groepenkast en alle stopcontacten op de begane grond."

Tijdsplanning

Wanneer is wie aanwezig? Zijn er afhankelijkheden? Als jij klaar moet zijn voordat je collega kan beginnen, staat dat expliciet in de planning.

Vergoeding

Wat betaal je aan je collega, of wat krijg jij van hem? Inclusief of exclusief BTW? Wanneer wordt de factuur verwacht?

Aansprakelijkheid

Als er iets fout gaat bij het deel van je collega, wie is dan verantwoordelijk richting de klant? Dit is een ongemakkelijk gesprek, maar beter van tevoren dan achteraf.

Communicatie met de klant

Mag je collega direct contact hebben met de klant? Of loopt alles via jou? Dit is vooral belangrijk als je de hoofdaannemer bent.

Voorbeeld: eenvoudige samenwerkingsmail

Je hoeft dit niet formeel op te stellen. Een bevestigingsmail na een gesprek is voldoende:

Hoi [naam], ter bevestiging van ons gesprek van gisteren:

Jij verzorgt [omschrijving werk], op [datum]. Je factureert €[bedrag] excl. BTW aan mij, uiterlijk [datum]. Contact met de klant loopt via mij, tenzij ik je er zelf bij vraag.

Klopt dit?

Zo'n mail kost je twee minuten en voorkomt veel discussie later.

Financiële afspraken: wat gaat er mis?

Het meeste gedoe bij ZZP-samenwerking zit in het geld. Een paar veelvoorkomende situaties:

De klant betaalt jou laat, maar je collega wil al betaald worden. Spreek af of je collega wacht tot jij betaald bent, of dat jij het risico draagt en hem eerder betaalt.

Het werk valt meer tegen dan verwacht. Wie draait op voor de meerkosten? De klant, jij, of jullie samen?

De kwaliteit van het werk van je collega valt tegen. Jij hebt de klant beloofd wat er zou worden geleverd. Jij bent aanspreekpunt. Wat doe je dan?

Dit zijn geen hypothetische problemen. Ze komen voor. Het helpt om er van tevoren even bij stil te staan.

BTW en administratie

Als je collega jou factureert, boek je dat als inkoopkosten. Je trekt de BTW af als je BTW-plichtig bent. Jij factureert de klant voor het totale bedrag inclusief jouw marge.

Laat je collega bij voorkeur een factuur sturen, ook als het een kleine klus is. Mondelinge afspraken over geld zijn moeilijk te verantwoorden bij een controle.

Wanneer gaat het goed?

Goede samenwerking tussen ZZP'ers heeft een paar kenmerken:

Als je samenwerkt met iemand die je goed kent en vertrouwt, hoeft dit niet formeel te zijn. Maar een korte bevestiging kost niets en geeft later rust.

Samenwerken en de klant

De klant hoeft niet alles te weten over jullie interne afspraken. Wat hij wel wil weten: wie hij aanspreekt als er iets is. Zorg dat dat duidelijk is.

Als de klant merkt dat twee ZZP'ers elkaar tegenspreken of niet goed communiceren, verliest hij vertrouwen. In jou, en in de klus. Eén aanspreekpunt voorkomt dat.

Samenwerken is een goede manier om te groeien zonder personeel. Het werkt het best als je duidelijk bent vooraf, ook als het een beetje ongemakkelijk voelt om dat gesprek te voeren.