Factuur maken als ZZP'er: wat moet erin staan?
Door Offerte.cc Redactie · 5 april 2026 · 6 min lezen
Je hebt de klus gedaan. Nu wil je betaald worden. Dat begint met een goede factuur.
Veel ZZP'ers sturen een factuur die er wel professioneel uitziet, maar die wettelijk niet compleet is. Dat kan problemen geven, zowel bij de Belastingdienst als bij de klant. En een factuur zonder de juiste informatie geeft klanten ook onbedoeld een reden om later te vragen.
Dit artikel legt uit wat er verplicht op staat, wat je zelf kunt toevoegen en hoe je sneller betaald krijgt.
Wat zijn de wettelijke verplichtingen?
De Belastingdienst stelt eisen aan facturen. Werk je met BTW, dan zijn deze eisen streng. Ze gelden voor zowel particulieren als zakelijke klanten.
Dit moet altijd op je factuur staan:
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Je naam en adres | Of de naam van je eenmanszaak |
| KVK-nummer | Je inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel |
| BTW-nummer | Verplicht als je BTW-plichtig bent |
| Naam en adres klant | Particulier of bedrijf |
| Factuurnummer | Uniek, opeenvolgend nummer |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur verstuurt |
| Omschrijving | Wat heb je gedaan, geleverd of geïnstalleerd? |
| Hoeveelheid en prijs | Per regel: aantal, eenheid, prijs per eenheid |
| BTW-percentage | 9%, 21% of 0% per post |
| BTW-bedrag | Het BTW-bedrag per tarief |
| Totaal excl. BTW | Subtotaal |
| Totaal incl. BTW | Het uiteindelijke bedrag |
| Betalingstermijn | Wanneer moet er betaald worden? |
| IBAN | Je rekeningnummer |
Ontbreekt er iets, dan kan de klant geen BTW terugvragen. Bij een bedrijf als klant levert dat irritatie op.
Uitzondering: de vereenvoudigde factuur
Stuur je een factuur onder de €100? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarin zijn minder gegevens verplicht. Maar voor de meeste ZZP'ers zijn facturen boven dit bedrag de norm.
Hoe ziet een goede factuur eruit?
Een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Overzicht telt meer dan een mooi design.
Voorbeeld: factuur voor een schoonmaker
Factuur Jan de Vries Schoonmaakdiensten Hoofdstraat 12, 1234 AB Amsterdam KVK: 12345678 | BTW: NL123456789B01
Aan: Familie Bakker, Kerkstraat 5, 5678 CD Utrecht
Factuurnummer: 2026-014 Factuurdatum: 5 april 2026 Vervaldatum: 19 april 2026
Omschrijving Aantal Eenheid Prijs Totaal Dieptereiniging woning 1 dienst €180,00 €180,00 Schoonmaakmiddelen 1 set €22,00 €22,00 Subtotaal excl. BTW: €202,00 BTW 21%: €42,42 Totaal incl. BTW: €244,42
Graag betalen binnen 14 dagen op IBAN NL12 ABCD 0123 4567 89 t.n.v. J. de Vries.
Dit voorbeeld bevat alles wat nodig is. De klant weet precies wat hij betaalt en wanneer.
Factuurnummering: hoe doe je dat?
Je factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. Dat wil zeggen: geen nummers overslaan en geen dubbele nummers.
Een veelgebruikte indeling: JJJJ-001, dus het jaar gevolgd door een volgnummer. Zo zie je meteen in welk jaar een factuur hoort.
Je kunt ook een kortere variant gebruiken, zoals F26-001. Wat je kiest maakt niet uit, zolang het consistent is.
BTW: wat moet je vermelden?
Als BTW-plichtige ZZP'er vermeld je per factuurregel het geldende BTW-tarief. In Nederland zijn er drie tarieven:
- 21% voor de meeste diensten en producten
- 9% voor bepaalde categorieën, zoals voedsel, boeken en sommige diensten
- 0% voor intracommunautaire leveringen of bij gebruik van de KOR
Weet je niet zeker welk tarief voor jou geldt? Kijk dan in de BTW-gids van de Belastingdienst of raadpleeg een boekhouder.
Vrijgesteld van BTW?
Sommige beroepen zijn vrijgesteld van BTW, zoals zorgverleners en bepaalde onderwijsprofessionals. In dat geval schrijf je op je factuur: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 11 Wet OB 1968."
Gebruik je de KOR?
Met de Kleineondernemersregeling (KOR) betaal je geen BTW. Je vermeldt dan op je factuur: "BTW niet van toepassing (KOR)." Je rekent geen BTW en je geeft geen BTW-aangifte.
Betalingstermijn: wat is gebruikelijk?
De wet schrijft geen vaste betalingstermijn voor. Maar er zijn gewoontes die goed werken.
Voor particuliere klanten is 14 dagen gebruikelijk en effectief. Mensen betalen sneller als de termijn kort is.
Voor zakelijke klanten geldt vaak 30 dagen. Bij grotere bedragen kun je 14 of 30 dagen combineren met een aanbetaling vooraf.
Spreek je betalingstermijn altijd al in de offerte af. Dan is er geen discussie als de factuur volgt.
Sneller betaald worden: praktische tips
Een correcte factuur is het minimum. Wil je sneller betaald worden, dan helpen een paar extra gewoontes.
Stuur je factuur direct na oplevering
Hoe langer je wacht, hoe meer de aandacht van de klant verslapt. Stuur je factuur op de dag dat je klaar bent, of uiterlijk de dag erna.
Maak betalen makkelijk
Zet je IBAN duidelijk op de factuur. Voeg een betaallink toe als je die kunt genereren. Klanten die snel kunnen betalen, doen dat ook vaker.
Gebruik een duidelijk onderwerp
Stuur je de factuur per e-mail? Schrijf dan in het onderwerp: "Factuur 2026-014 | Jan de Vries Schoonmaakdiensten". Dat maakt het makkelijk terugvinden.
Volg op zonder druk
Geen betaling na de vervaldatum? Stuur een korte herinnering. Vriendelijk, direct. Lees meer in Betalingstermijn overschreden: wat nu?
Wat bewaar je en hoe lang?
Je bent wettelijk verplicht om facturen zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor facturen die je verstuurt én voor facturen die je ontvangt.
Bewaar ze digitaal of op papier, maar zorg dat ze makkelijk terug te vinden zijn bij een eventuele belastingcontrole.
Hoe Offerte.cc hierbij helpt
Offerte.cc focust op het maken van offertes. Maar een goede offerte is de basis van een goede factuur. Alle informatie staat al klaar: klantgegevens, regelposten, BTW en betalingsafspraken.
Dat scheelt je later werk als je de factuur opmaakt.
Checklist: stuur ik een correcte factuur?
Gebruik deze lijst voordat je verstuurt:
Een factuur die aan al deze punten voldoet, is compliant en professioneel. En die combinatie zorgt dat klanten zonder vragen betalen.
Maak offertes 10x sneller
- Beschrijf de klus, AI maakt de offerte
- Professionele layout in seconden
- Gratis uitproberen, geen creditcard