Factuur zonder BTW: wanneer mag dat?

Standaard reken je BTW over je diensten of producten. Maar er zijn situaties waarbij je wettelijk geen BTW in rekening brengt. Het is goed om te weten wanneer dat zo is en hoe je de factuur dan opmaakt.

Situatie 1: de Kleineondernemersregeling (KOR)

Als je verwacht minder dan €20.000 omzet per jaar te maken, kun je je aanmelden voor de KOR. Je bent dan vrijgesteld van BTW-aangifte en rekent geen BTW aan je klanten.

Voordelen: minder administratie, geen kwartaalaangiften. Nadelen: je mag ook geen BTW terugvragen op je inkopen.

Op je factuur vermeld je: "BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968."

Zie ook: Kleineondernemersregeling: wat is de KOR?

Situatie 2: vrijgestelde diensten

Sommige diensten zijn van BTW vrijgesteld. Dat staat in de wet, en is niet iets wat je zelf kiest.

Voorbeelden van vrijgestelde diensten:

• Zorg: medische en paramedische diensten (fysiotherapeut, arts, psycholoog)
• Onderwijs: lessen en cursussen in erkende onderwijsinstellingen
• Financiële diensten: banken, verzekeraars, beleggingsdiensten
• Journalistiek en schrijven: in bepaalde gevallen
• Verhuur van onroerend goed: de verhuur zelf is vrijgesteld (maar de levering niet)

Ben je ZZP'er in de zorg of het onderwijs, dan geldt deze vrijstelling mogelijk voor jou. Controleer dit goed. Soms is maar een deel van je diensten vrijgesteld.

Op de factuur schrijf je welke vrijstelling van toepassing is.

Situatie 3: diensten aan buitenlandse zakelijke klanten (B2B-export)

Lever je diensten aan een bedrijf buiten Nederland maar binnen de EU? Dan verlegt je de BTW naar de klant. Jij rekent geen Nederlandse BTW.

De klant betaalt BTW in zijn eigen land (de "verleggingsregeling").

Op je factuur zet je:

• Het BTW-nummer van de klant
• De tekst "BTW verlegd" of "Reverse charge"
• Geen BTW-bedrag

Dit geldt ook voor sommige diensten buiten de EU, afhankelijk van waar de dienst feitelijk plaatsvindt.

Situatie 4: goederenexport buiten de EU

Lever je producten aan een klant buiten de EU, dan is de levering nultarief. Je rekent 0% BTW, maar dat is iets anders dan vrijgesteld.

Bij nultarief mag je wél de BTW op je inkopen terugvragen. Bij vrijgestelde diensten mag dat niet.

Op de factuur vermeld je: "Nultarief BTW: export buiten de EU."

Hoe onderscheid je vrijstelling van nultarief?

Situatie	BTW op factuur	BTW terugvragen
KOR	Geen	Niet mogelijk
Vrijgestelde dienst	Geen	Niet mogelijk
Nultarief (export EU-buiten)	0%	Wel mogelijk
BTW verlegd (B2B EU)	Geen	Niet van toepassing

Het verschil tussen vrijstelling en nultarief heeft financiële gevolgen. Twijfel je, vraag dan je boekhouder.

Hoe stel je zo'n factuur op?

Een factuur zonder BTW heeft dezelfde elementen als een normale factuur, maar zonder BTW-bedrag. Verplicht op de factuur:

• Factuurnummer
• Datum
• Je naam, adres, BTW-nummer (of vermelding KOR-vrijstelling)
• Naam en adres van de klant
• Omschrijving van de dienst
• Bedrag
• De reden waarom geen BTW wordt gerekend

Die laatste zin is belangrijk. Schrijf expliciet op waarom er geen BTW staat. Dat voorkomt vragen van de klant en is ook een vereiste voor je eigen administratie.

Wat als je twijfelt?

Reken je per ongeluk geen BTW terwijl je dat wel had moeten doen, dan moet je het alsnog afdragen. Dat kan leiden tot naheffingen en boetes.

Bij twijfel over je BTW-status check je de Belastingdienst-website of neem je contact op met een boekhouder. Het Juridisch Loket geeft ook basaal fiscaal advies.

Ga er niet vanuit dat iets vrijgesteld is puur omdat een collega dat zegt. De regels zijn gedetailleerd en situatieafhankelijk.