BTW terugvragen op zakelijke kosten

Als BTW-plichtige ondernemer betaal je BTW op je inkopen. Maar die BTW hoef je niet zelf te dragen. Je kunt hem terugvragen via je BTW-aangifte. Dat heet voorbelasting aftrekken.

Het principe is simpel: de BTW die jij betaalt aan leveranciers, trekt je af van de BTW die jij ontvangt van klanten. Je draagt alleen het verschil af.

Wat mag je terugvragen?

Je mag de BTW terugvragen op alle zakelijke inkopen die je gebruikt voor belaste omzet. Dat zijn aankopen die direct nodig zijn voor je werk.

Voorbeelden:

• Gereedschap en machines
• Bouw- en schildermaterialen
• Werkkleding (specifiek voor het werk)
• Zakelijke software en abonnementen
• Telefoon (voor het zakelijk gebruikte deel)
• Laptop of computer
• Kantoorbenodigdheden
• Opleidingen en cursussen

De vuistregel: als je de aankoop doet voor je bedrijf en je zou hem zonder het bedrijf niet doen, is de BTW aftrekbaar.

Wat mag je niet terugvragen?

Er zijn kosten waarbij je de BTW niet (volledig) terugkrijgt.

Privégebruik: gebruik je een aankoop ook privé, dan mag je alleen het zakelijk deel aftrekken.

Eten en drinken: de BTW op restaurants en zakelijke lunches is soms niet aftrekbaar of slechts gedeeltelijk.

Boetes: BTW op boetes is nooit aftrekbaar.

Representatiekosten: cadeaus voor relaties boven een bepaald bedrag zijn beperkt aftrekbaar.

De auto: speciale regels

De auto is een veelgestelde vraag. Als je een auto zakelijk gebruikt, mag je de BTW terugvragen over het zakelijk gebruikte percentage.

Rij je 70% zakelijk en 30% privé, dan vraag je 70% van de auto-BTW terug.

Er is een praktische regeling voor gemengd gebruik: je past een forfaitaire correctie toe. Dat is 2,7% van de cataloguswaarde per jaar. Dat bedrag tel je op bij de te betalen BTW.

Dit is een van de complexere regels. Bij twijfel check je het even met je boekhouder.

Hoe vraag je de BTW terug?

Je vraagt de BTW terug via je reguliere BTW-aangifte. Vul in het veld "voorbelasting" de totale BTW in die je dat kwartaal aan leveranciers hebt betaald.

Dat vereist dat je:

• Alle inkoopfacturen bewaart
• De BTW per factuur bijhoudt
• Facturen op naam van je bedrijf hebt (niet op eigen naam)

Een factuur op je privénaam is in principe niet aftrekbaar voor BTW-doeleinden. Zorg dat leveranciers altijd je bedrijfsnaam en eventueel BTW-nummer vermelden.

Bonnetjes bewaren

Kleine aankopen hebben soms geen factuur maar een kassabon. Die zijn ook geldig, mits ze de BTW vermelden. Bewaar ze goed. Digitale kopieën zijn toegestaan.

Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren.

Gemengd gebruik: hoe bereken je het?

Gebruik je een laptop zowel privé als zakelijk, dan schat je het zakelijke aandeel. Stel dat je schat 60% zakelijk te gebruiken. Dan vraag je 60% van de BTW terug.

Je hoeft het niet tot op de seconde bij te houden. Maar je moet het wel kunnen onderbouwen als de Belastingdienst er ooit naar vraagt.

Gebruik je de KOR?

Heb je de Kleineondernemersregeling, dan ben je vrijgesteld van BTW. Maar dan mag je ook geen BTW op inkopen terugvragen. De voorbelasting vervalt volledig.

Dat is een van de afwegingen bij de KOR: je mist de terugkrijgbaarheid van BTW op je investeringen. Lees meer: KOR: is het iets voor jou?

Snel overzicht

Kostensoort	BTW aftrekbaar?
Materiaal voor opdrachten	Ja, volledig
Gereedschap	Ja, volledig zakelijk
Laptop (deels privé)	Deels, naar rato zakelijk gebruik
Auto (deels privé)	Deels, met forfaitaire correctie
Werkkleding	Ja
Restaurants / lunches	Soms niet of beperkt
Cadeaus klanten (boven grens)	Beperkt

Goede bijhouding van je inkopen maakt je aangifte makkelijker en zorgt dat je geen BTW laat liggen die je gewoon kunt terugkrijgen.