Betalingstermijn overschreden: wat nu?
Door Offerte.cc Redactie · 5 april 2026 · 4 min lezen
De vervaldatum is geweest. Je factuur staat nog open. Je wilt niet dramaten, maar je wilt ook niet wachten tot de klant het zelf onthoudt.
Dit is een situatie die bijna elke ZZP'er kent. De sleutel is een vaste aanpak. Niet aanvallend, maar consequent.
Stap 1: controleer je eigen factuur
Voordat je contact opneemt, controleer je het volgende:
- Heb je de factuur naar het juiste e-mailadres gestuurd?
- Staat de vervaldatum er duidelijk op?
- Klopt het bedrag?
- Staat je IBAN er correct op?
Een fout in de factuur is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging. Controleer dit eerst, zodat je niet onnodig contact opneemt.
Stap 2: vriendelijke herinnering (dag 1 tot 7 na vervaldatum)
Wacht niet lang. Stuur binnen een week een vriendelijke herinnering. De meeste mensen vergeten een factuur gewoon. Dat is geen kwade wil.
Houd de toon luchtig en direct.
Voorbeeldmail: herinnering
Onderwerp: Herinnering factuur 2026-014
Hoi [naam],
Ik wil je even attenderen op mijn factuur van [datum] voor €[bedrag] (factuurnummer 2026-014). De betaaltermijn is op [vervaldatum] verlopen.
Mocht er iets niet kloppen, hoor ik het graag. Anders zie ik de betaling graag snel tegemoet.
Met vriendelijke groet, [Naam]
Geen verwijt, geen dreiging. Gewoon een korte, vriendelijke herinnering.
Stap 3: tweede herinnering of bel op (dag 8 tot 14)
Geen reactie? Stuur een tweede herinnering, of bel even. Een telefoontje werkt vaak sneller dan e-mail. Je hoort direct wat er aan de hand is.
Vraag ook waarom de betaling uitblijft. Soms is er een inhoudelijke reden. Misschien heeft de klant een klacht die jij niet wist. Misschien zijn er cashflowproblemen. Die informatie helpt je de juiste volgende stap te kiezen.
Is er een terechte klacht? Los die dan eerst op. Je staat sterker als je kunt aantonen dat je alles netjes hebt opgelost.
Stap 4: formele aanmaning (dag 14 tot 21)
Nu is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is een officiëlere mail of brief. De toon is zakelijker.
Vermeld in de aanmaning:
- Het openstaande bedrag
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- De originele vervaldatum
- Een nieuwe betaaltermijn (vaak 7 tot 14 dagen)
- Dat je verdere stappen neemt als er niet betaald wordt
Bij B2B-facturen mag je ook wettelijke handelsrente vermelden. Dat is je recht bij zakelijke klanten.
Voorbeeldmail: formele aanmaning
Onderwerp: Aanmaning factuur 2026-014
Beste [naam],
Tot op heden heb ik nog geen betaling ontvangen voor mijn factuur van [datum], factuurnummer 2026-014, voor een bedrag van €[bedrag].
Ik verzoek je dit bedrag uiterlijk [nieuwe datum, 14 dagen na deze mail] te voldoen op IBAN NL12 ABCD 0123 4567 89 ten name van [Naam].
Als ik binnen deze termijn geen betaling ontvang, ben ik genoodzaakt verdere stappen te ondernemen. Daarbij breng ik wettelijke handelsrente en eventuele incassokosten in rekening.
Mocht je vragen hebben, neem dan contact met me op.
Met vriendelijke groet, [Naam]
Stuur de aanmaning per e-mail. Bij hoge bedragen stuur je ook een aangetekende brief. Dan heb je bewijs van ontvangst.
Stap 5: incasso of verdere stappen
Heeft ook de aanmaning niets opgeleverd? Dan zijn er twee opties.
Incassobureau. Een incassobureau neemt het invorderen over. De kosten worden in rekening gebracht bij de klant, niet bij jou. Veel zaken worden zonder rechtszaak opgelost. Kies een bureau dat is aangesloten bij de NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen).
Kantonrechter. Bij bedragen tot €25.000 kun je relatief laagdrempelig naar de kantonrechter. Je hebt geen advocaat nodig. Lees meer in Klant betaalt niet: stap voor stap aanpak
Wat mag je extra in rekening brengen?
Bij zakelijke klanten (B2B) heb je na het verstrijken van de betalingstermijn recht op:
- Wettelijke handelsrente: circa 8% per jaar over het openstaande bedrag
- Incassokosten: wettelijk vastgesteld
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Tot €2.500 | 15% (minimaal €40) |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| Boven €10.000 | Lager percentage |
Bij particuliere klanten gelden iets andere regels. Incassokosten mag je ook bij hen in rekening brengen, maar je moet dit eerst aankondigen in de aanmaning.
Hoe voorkom je dit de volgende keer?
De makkelijkste remedie is een goede voorbereiding:
- Spreek de betalingstermijn al af in je offerte
- Stuur je factuur direct na oplevering
- Vraag een aanbetaling bij grotere opdrachten
- Stel een herinnering in zodat je niet zelf hoeft te onthouden wanneer een factuur verloopt
Een klein systeem voorkomt veel gedoe later.
Maak offertes 10x sneller
- Beschrijf de klus, AI maakt de offerte
- Professionele layout in seconden
- Gratis uitproberen, geen creditcard