Incassobureau inschakelen: wanneer en hoe?
Door Offerte.cc Redactie · 5 april 2026 · 4 min lezen
Je hebt een vriendelijke herinnering gestuurd. Daarna een formele aanmaning. Misschien heb je zelfs gebeld. Maar de klant betaalt nog steeds niet.
Op dat punt overweeg je een incassobureau. Maar wat doet zo'n bureau precies? En is het echt de moeite waard voor jouw situatie?
Wat doet een incassobureau?
Een incassobureau int openstaande vorderingen namens jou. Ze nemen het contact met de klant over, sturen aanmaningen en onderhandelen zo nodig over een betalingsregeling.
Ze hebben geen extra wettelijke bevoegdheden vergeleken met jou. Maar ze weten hoe ze druk kunnen opbouwen. En voor veel klanten voelt een brief van een incassobureau zwaarder dan een mail van de vakman zelf.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Niet meteen. Probeer eerst zelf de drie stappen die bij je situatie horen:
- Vriendelijke herinnering (tot 7 dagen na vervaldatum)
- Tweede herinnering of telefoontje (dag 8 tot 14)
- Formele aanmaning met nieuwe betaaltermijn (dag 14 tot 21)
Pas als ook de formele aanmaning niets oplevert, is een incassobureau de logische volgende stap. Meer over die stappen lees je in Betalingstermijn overschreden: wat nu?.
Wat kost het?
Dit is een veelgestelde vraag. Het goede nieuws: bij veel incassobureaus betaal je zelf weinig tot niets als ze succesvol innen.
De incassokosten worden doorberekend aan de klant. De wet bepaalt hoeveel dat maximaal is:
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Tot €2.500 | 15% (minimaal €40) |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| Boven €10.000 | Lager percentage |
Gaat het incassobureau niet succesvol te werk, dan betaal je soms een bescheiden no-cure-no-pay tarief of een kleine opstartkost. Vraag dit vooraf op.
Zorg altijd dat je de prijsafspraken begrijpt voordat je een opdracht geeft.
Buitengerechtelijk vs. gerechtelijk incasso
Er zijn twee fases in een incassotraject.
Buitengerechtelijk betekent dat het incassobureau contact opneemt met de klant zonder tussenkomst van een rechter. Dit is de eerste en goedkoopste stap. De meeste zaken worden hier al opgelost.
Gerechtelijk betekent dat er een rechtszaak volgt. Bij bedragen onder €25.000 gaat dat via de kantonrechter. Je hebt daarvoor geen advocaat nodig, maar het kost meer tijd en geld.
Gerechtelijk incasso is zinvol als het om een substantieel bedrag gaat en als je kunt aantonen dat de vordering terecht is.
Hoe kies je een goed incassobureau?
Er zijn veel bureaus actief in Nederland. De kwaliteit verschilt. Let op het volgende:
- NVI-keurmerk: het bureau is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen. Dit geeft meer garanties op betrouwbare werkwijze.
- Transparante kosten: je weet vooraf wat het bureau rekent en wat de klant betaalt.
- Ervaring in jouw sector: een bureau dat bekend is met kleine ondernemers en vakwerk werkt soms anders dan een bureau dat zich richt op grote bedrijven.
- Bereikbaarheid: je wilt op de hoogte blijven van de voortgang.
Wat heb je nodig om te starten?
Als je een bureau inschakelt, hebben ze documentatie nodig. Zorg dat je dit bij de hand hebt:
Hoe meer documentatie je hebt, hoe sterker je positie.
En als je toch liever zelf handelt?
Niet iedereen wil meteen een bureau inschakelen. Soms is de klant bekend, de relatie waardevol of het bedrag te klein om er een bureau voor te betalen.
In dat geval kun je ook zelf naar de kantonrechter stappen voor vorderingen tot €25.000. Je dient een vordering in via rechtspraak.nl. Je hebt geen advocaat nodig.
Dit is meer werk, maar het kan effectief zijn als de feiten duidelijk zijn en je de benodigde documenten hebt.
Voorkomen is beter
De beste manier om incasso te vermijden is een goede voorbereiding bij elke opdracht:
- Leg afspraken schriftelijk vast in een offerte
- Stuur facturen direct na oplevering
- Vraag bij grotere klussen een aanbetaling
- Hanteer een vaste opvolgroutine bij openstaande facturen
Een bedrijf dat consequent factureert en snel opvolgt, heeft gemiddeld minder betalingsproblemen. Niet omdat klanten anders zijn, maar omdat een duidelijke werkwijze minder ruimte laat voor misverstand.
Meer lezen: Klant betaalt niet: stap voor stap aanpak
Maak offertes 10x sneller
- Beschrijf de klus, AI maakt de offerte
- Professionele layout in seconden
- Gratis uitproberen, geen creditcard