Creditnota maken: wanneer en hoe?

Je verstuurt een factuur en ontdekt daarna een fout. Het bedrag klopt niet. Of je hebt een klant een korting beloofd die je vergeten bent te verwerken. Of een klant retourneert een product.

Je kunt een factuur niet zomaar aanpassen nadat je die hebt verstuurd. Je hebt een creditnota nodig.

---

Wat is een creditnota?

Een creditnota is het tegenovergestelde van een factuur. Met een factuur vraag je om betaling. Met een creditnota verlaag je het bedrag dat de klant nog moet betalen, of je geeft geld terug.

Administratief gezien "neutraliseert" een creditnota een eerdere factuur, geheel of gedeeltelijk.

Creditnota's gebruik je in drie situaties:

1. Fout in de factuur. Je hebt een verkeerd bedrag gefactureerd. Je maakt de factuur ongedaan met een creditnota en stuurt daarna een correcte factuur.
2. Korting of prijsaanpassing. Je hebt achteraf een korting afgesproken. Je stuurt een creditnota voor het verschil.
3. Terugbetaling. Een klant retourneert goederen of een dienst wordt geannuleerd. Je stuurt een creditnota voor het terug te betalen bedrag.

---

Wat staat er op een creditnota?

Een creditnota bevat grotendeels dezelfde onderdelen als een factuur. Aanvullingen zijn de verwijzing naar de originele factuur en een negatief bedrag.

Onderdeel	Toelichting
Je naam en adres
KVK-nummer
BTW-nummer
Naam en adres klant
Creditnotanummer	Uniek nummer (apart van je factuurnummering)
Datum	Datum van de creditnota
Verwijzing	"Creditnota bij factuur 2026-014 d.d. [datum]"
Omschrijving	Wat wordt gecrediteerd en waarom?
Bedrag excl. BTW	Negatief bedrag
BTW-percentage en BTW-bedrag	Ook negatief
Totaal incl. BTW	Het terug te betalen of te verrekenen bedrag

Vergeet de verwijzing naar de originele factuur niet. Daarmee is direct duidelijk waarop de creditnota betrekking heeft.

---

Hoe nummer je een creditnota?

Gebruik een aparte reeks voor je creditnota's. Velen gebruiken een prefix zoals CN2026-001 of C2026-001. Zo zijn creditnota's in je administratie makkelijk te onderscheiden van gewone facturen.

Sla geen nummers over. Houd de reeks opeenvolgend, net als bij facturen.

---

BTW op een creditnota

Als de originele factuur BTW bevatte, dan bevat de creditnota ook BTW. Negatief, op hetzelfde tarief als de originele factuur.

In je BTW-aangifte verwerk je de creditnota in hetzelfde tijdvak als dat je hem verstuurt. Je trekt het negatieve BTW-bedrag af van je te betalen BTW.

Voorbeeld: je creditnota bedraagt €200 excl. BTW. BTW 21% = €42. Het negatieve totaal is €242. In je aangifte verlaagt dit bedrag je verschuldigde BTW.

---

Wanneer betaal je terug en wanneer verrekenj je?

Dat hangt af van de situatie.

Als de klant de originele factuur al heeft betaald, betaal je het gecrediteerde bedrag terug. Schrijf in de creditnota wanneer je van plan bent terug te betalen.

Als de klant nog niet heeft betaald, kun je de creditnota verrekenen. De klant betaalt dan alleen het resterende bedrag na de creditnota.

Spreek af hoe jullie het afhandelen. Dat voorkomt verwarring aan beide kanten.

---

Voorbeeld: fout in bedrag gecorrigeerd

Je stuurde factuur 2026-014 voor €500 excl. BTW, maar het moest €450 zijn.

Stap 1: stuur een creditnota voor de volledige €500 (plus BTW). Stap 2: stuur een nieuwe factuur voor €450 (plus BTW).

Zo staat je administratie altijd correct. Je hebt bewijs van de oorspronkelijke fout en de correctie.

---

Snel samengevat

• Je kunt een verstuurde factuur niet aanpassen, wel neutraliseren met een creditnota
• Een creditnota bevat dezelfde elementen als een factuur, maar met negatieve bedragen
• Verwijs altijd naar de originele factuur
• Verwerk de BTW ook negatief in dezelfde BTW-aangifte
• Gebruik een aparte nummering voor creditnota's