Contant betaald: hoe verwerk je dat correct?

Contante betaling is minder gebruikelijk geworden, maar het komt nog steeds voor. Particulieren die liever cash betalen, kleine klussen die snel worden afgerekend.

Het is prima om contant te accepteren. Maar je hebt wel een verplichte verwerkingsmanier. Wat je niet vastlegt, bestaat niet voor de Belastingdienst.

---

Moet je altijd een factuur sturen bij contante betaling?

Ja. Een contante betaling vervangt de factuurverplichting niet.

Als je BTW-plichtig bent, ben je verplicht een factuur uit te reiken voor elke zakelijke transactie, ongeacht de betaalwijze. Dat geldt ook voor particulieren als het om bedragen gaat waarbij BTW speelt.

Uitzondering: als je onder de KOR valt (Kleineondernemersregeling) en vrijgesteld bent van BTW-aangifte, zijn de verplichtingen lichter. Maar ook dan is een bewijs van de transactie verstandig.

---

Wat zet je op de factuur bij contante betaling?

De inhoud van de factuur is gelijk aan een normale factuur. Alle verplichte onderdelen gelden gewoon.

Het enige verschil is dat je op de factuur aangeeft dat de betaling al is ontvangen.

Voeg toe aan de factuur:

Betaalwijze: Contant Betaald op: [datum] Ontvangen bedrag: €[bedrag]

Of gebruik een stempel of handtekening als bewijs van ontvangst.

Zo is voor jou, de klant en eventueel de Belastingdienst duidelijk dat de transactie is afgerond.

---

Kassabon als alternatief voor de factuur?

Voor kleine transacties bij consumenten (niet zakelijk) mag je in sommige gevallen volstaan met een kassabon. Dit heet een vereenvoudigde factuur.

Die is toegestaan als het bedrag inclusief BTW onder de €100 blijft.

Wat er op de vereenvoudigde factuur moet staan:

• Datum van uitreiking
• Naam of handelsnaam en het adres van de leverancier
• BTW-identificatienummer
• Omschrijving van de dienst of het product
• Verschuldigd BTW-bedrag per tarief

Voor bedragen boven €100 heb je altijd een volledige factuur nodig, ook bij contante betaling.

---

Hoe verwerk je het in je administratie?

Contante ontvangsten moet je verwerken in je kasboek of in je boekhoudsoftware.

Een kasboek is een overzicht van alle contante inkomsten en uitgaven. Per transactie noteer je:

• Datum
• Omschrijving
• Bedrag ontvangen of betaald
• Saldo

Eenvoudig voorbeeld kasboek:

Datum	Omschrijving	Ontvangen	Betaald	Saldo
1 april	Beginsaldo			€50,00
3 april	Klus familie Visser - factuur 2026-012	€300,00		€350,00
4 april	Materialen bouwmarkt		€45,00	€305,00

Dit kasboek is je bewijsstuk bij een belastingcontrole. Bewaar het zeven jaar.

---

Contant geld storten op je rekening

Als je contant geld ontvangt, is het verstandig het te storten op je zakelijke rekening. Zo houd je de geldstroom zichtbaar en traceerbaar.

Grote bedragen cash aanhouden is praktisch onhandig en verhoogt het risico bij diefstal. Storten op de rekening maakt het ook eenvoudiger als een boekhouder je administratie bijhoudt.

---

Mag je onbeperkt contant ontvangen?

Er is geen wettelijk maximum voor het ontvangen van contante betalingen als ZZP'er. Maar er zijn wel regels rondom grote contante transacties.

Als je een bedrag boven €10.000 contant ontvangt van één klant voor één transactie, ben je in bepaalde gevallen verplicht dit te melden. Dit valt onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Voor de meeste ZZP'ers in de dienstensector speelt dit niet snel. Maar het is goed om ervan te weten.

---

Kwitantie meegeven aan de klant

Bij contante betaling wil een klant soms een bewijs dat hij betaald heeft. Dat is logisch.

Je kunt een kwitantie meegeven: een eenvoudig document waarop staat:

• Wie er betaald heeft
• Welk bedrag
• Waarvoor (factuurnummer of omschrijving)
• Op welke datum
• Jouw handtekening

Een kwitantie kun je zelf opschrijven of printen. Je kunt ook gewoon de factuur meegeven met de vermelding "Voldaan op [datum]".

---

Checklist: contante betaling correct verwerkt

Meer over de algemene factuureisen: Factuur maken als ZZP'er: wat moet erin staan?