Factuurnummering: de regels en slimme systemen

Je factuurnummer lijkt een detail. Maar de Belastingdienst stelt er concrete eisen aan. Een onjuiste nummering kan bij een controle problemen geven.

Gelukkig zijn de regels eenvoudig. En je hebt meer vrijheid in de opzet dan veel mensen denken.

---

Wat zijn de regels?

De Belastingdienst stelt twee harde eisen aan factuurnummers:

1. Uniek: Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen in je administratie.
2. Opeenvolgend: Nummers moeten in een logische volgorde staan. Je mag geen nummers overslaan.

Dat is het. Er is geen verplichting om te beginnen bij 1, geen verplichte opmaak, geen verplichte lengte.

Je mag zelf bepalen hoe je het systeem opbouwt. Zolang het uniek en doorlopend is, voldoe je aan de wet.

---

Veelgebruikte systemen

Er zijn verschillende manieren om factuurnummers op te bouwen. Elk systeem heeft voor- en nadelen.

Jaar + volgnummer

Dit is de meest gebruikte aanpak: 2026-001, 2026-002, enzovoort.

Voordelen:

• Je ziet meteen uit welk jaar een factuur komt
• Na elk jaar begin je opnieuw bij 001
• Makkelijk terug te vinden bij vragen of controles

Nadelen:

• Je begint elk jaar opnieuw, wat voor sommige systemen verwarring geeft

Doorlopend volgnummer

Sommige ZZP'ers kiezen voor een nummer dat elk jaar doorloopt: 001, 002, 003, totdat je ermee stopt.

Voordelen:

• Eenvoudig en consistent
• Geen verwarring over jaargrenzen

Nadelen:

• Je ziet niet meteen wanneer een factuur is gestuurd

Combinatie met letters

Je kunt ook een prefix gebruiken zoals F2026-001 (F voor factuur) of INV-2026-001.

Dit is handig als je ook creditnota's maakt. Die geef je dan een ander prefix, zoals CN2026-001.

---

Mag je nummers overslaan?

Nee. De Belastingdienst verwacht een aaneengesloten reeks.

Als je een offerte maakt die geen factuur wordt, of als je een factuur aanmaakt maar niet verstuurt, dan mag je dat nummer niet zomaar overslaan.

Hoe los je dit op:

• Verwijder de ongebruikte factuur uit je systeem voordat je het nummer registreert
• Of stuur een creditnota voor het bedrag als de factuur al verzonden was

Meer over creditnota's: Creditnota maken: wanneer en hoe?

---

Facturen aanpassen na verzending

Heb je een factuur al verstuurd met een fout? Dan pas je die niet aan. Je stuurt een creditnota voor het onjuiste bedrag en stuurt daarna een nieuwe, correcte factuur met een nieuw factuurnummer.

Een factuur aanpassen nadat de klant hem heeft ontvangen, is niet toegestaan. Dat zou de administratie onbetrouwbaar maken.

---

Wat als je per ongeluk een nummer hebt overgeslagen?

Dat kan gebeuren, zeker als je net begint of overstapt naar een nieuw systeem.

Bij een kleine fout: leg het vast in je administratie. Schrijf een notitie waarom het nummer ontbreekt. Bij een eventuele controle kun je dit uitleggen.

Bij structurele fouten: bespreek het met je boekhouder. In de praktijk hoeft een incidenteel ontbrekend nummer geen probleem te zijn, zolang de rest van de administratie klopt.

---

Hoe bewaar je facturen?

Je bent verplicht facturen zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor facturen die je verstuurt én voor facturen die je ontvangt.

Bewaar ze zo dat je ze snel terug kunt vinden. Een duidelijke mappenstructuur per jaar is genoeg:

Facturen verzonden/
  2024/
  2025/
  2026/
    2026-001.pdf
    2026-002.pdf
    ...

Digitale opslag is toegestaan, zolang de bestanden leesbaar blijven en je ze kunt openen bij een controle.

---

Factuurnummering in boekhoudsoftware

Als je boekhoudsoftware gebruikt, regelt het systeem de nummering automatisch. Je hoeft alleen het startpunt in te stellen en het systeem telt door.

Gebruik je meerdere systemen, of stap je over van het ene naar het andere? Zorg dan dat je de nummering consistent houdt. Begin niet opnieuw bij 1 als je al honderden facturen hebt gemaakt.

---

Speciale situaties

Meerdere administraties

Als je twee bedrijven hebt of twee soorten diensten scheidt, mag je per administratie een eigen nummeringreeks gebruiken. Gebruik dan een prefix om ze te onderscheiden.

Facturen voor het buitenland

Bij facturen aan klanten buiten Nederland gelden dezelfde nummeringseisen. Je hoeft geen apart systeem bij te houden.

Proforma-facturen

Een proforma-factuur is geen echte factuur. Het is een voorlopig document. Geef proforma-facturen een eigen reeks of gebruik een duidelijk onderscheid (bijv. PRO-2026-001) zodat ze niet verward worden met echte facturen.

---

Checklist: factuurnummering op orde

Meer over correcte facturen: Factuur maken als ZZP'er: wat moet erin staan?