Factuur vs offerte: wat is het verschil?

Klanten vragen er soms zelf om: "Kun je me een factuur sturen?" Maar ze bedoelen eigenlijk een offerte. Of andersom. Het is een veelgemaakte verwarring, ook bij mensen die al jaren zelfstandig werken.

Het verschil is simpel. Maar het heeft praktische gevolgen.

---

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel. Je geeft aan wat je gaat doen, voor welke prijs, onder welke voorwaarden. De klant heeft nog niets geaccepteerd.

Een offerte:

• Is geen verplichting voor de klant
• Is wel een bindend aanbod van jou (binnen de geldigheidsperiode)
• Bevat een omschrijving van het werk en een prijs
• Wordt verstuurd voor de opdracht begint

Als de klant akkoord gaat, wordt de offerte een overeenkomst. Dan pas begin je met werken.

---

Wat is een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek. Je hebt werk geleverd, of je hebt afgesproken dat de klant een aanbetaling doet. Nu vraag je om betaling.

Een factuur:

• Creëert een betalingsverplichting
• Bevat de wettelijk verplichte gegevens (BTW, factuurnummer, IBAN)
• Wordt verstuurd na het werk, of op een afgesproken moment (zoals bij een aanbetaling)
• Is onderdeel van je administratie en BTW-aangifte

Een factuur sturen zonder dat er een overeenkomst is, heeft geen juridische grond. De klant heeft dan geen reden om te betalen.

---

Het verschil in één tabel

	Offerte	Factuur
Wanneer?	Voor de opdracht	Na het werk (of bij aanbetaling)
Wat is het?	Een voorstel	Een betalingsverzoek
Bindend?	Ja, voor jou als aanbieder	Ja, voor de klant als betalingsplichtige
BTW-nummer verplicht?	Nee	Ja (als je BTW-plichtig bent)
Factuurnummer?	Nee	Ja
Bewaartermijn?	Niet wettelijk verplicht	7 jaar

---

Wanneer stuur je wat?

De volgorde is altijd hetzelfde:

1. Offerte sturen
2. Klant geeft akkoord
3. Werk uitvoeren
4. Factuur sturen

Sommige ZZP'ers slaan de offerte over bij kleine, terugkerende klanten. Dat kan soms, maar het risico is dat er later discussie ontstaat over wat er precies was afgesproken. Een korte bevestigingsmail volstaat dan al.

Uitzondering: aanbetalingsfactuur

Bij grotere opdrachten vraag je soms een aanbetaling. Dat doe je met een aanbetalingsfactuur. Die stuur je na akkoord op de offerte, maar nog voor het werk begint. Lees meer in Aanbetalingsfactuur: hoe maak je die?

---

Wat als een klant om een factuur vraagt voor de opdracht?

Klanten vragen soms om een factuur voordat het werk is gedaan. Ze bedoelen dan waarschijnlijk een proformafactuur of een aanbetalingsfactuur.

Een proformafactuur is een document dat eruitziet als een factuur, maar geen betalingsverplichting heeft. Het wordt gebruikt als bewijs van de geplande transactie, bijvoorbeeld voor douane of subsidieaanvragen.

Vraagt een klant om een factuur zodat ze de opdracht intern kunnen goedkeuren of budgetteren? Dan volstaat vaak een offerte met alle bedragen erin. Dat is administratief ook netter.

---

Hoe Offerte.cc hierbij helpt

Met Offerte.cc maak je offertes die er direct professioneel uitzien. Je klant ontvangt een overzichtelijke pagina met regelposten en een duidelijke akkoordknop. Geen verwarring meer over "maar ik dacht dat dit een factuur was."

Na akkoord heb je alle informatie al klaar om je factuur op te baseren.